Existenzgründungsberatung: Erfolgreiches Business aufbauen

Mit einem ERP-System hast Du die Möglichkeit, die Ressourcen aus Deinem Betrieb optimal zu nutzen. Hierüber sind Abläufe und Aufgaben eingetragen, wodurch ein aktueller Zwischenstand einsehbar ist. Der Verantwortliche kann somit schnellstmöglich Prozesse optimieren oder grundlegende Änderungen schaffen.

Ein ERP-System ist damit die Komplettlösung für Dein Unternehmen. Alle Teilbestände sind in dieser Software gegliedert, wodurch Du einen Überblick über Personalwesen, Vertrieb und Produktion sowie Rechnungs- und Finanzwesen bekommst.

Welche Vorteile bringt ein ERP-System?

Vereinfacht gesagt sorgt ein ERP-System (Abkürzung für Enterprise Resource Planning) dafür, dass alle Unternehmensbereiche ungehindert miteinander kommunizieren können und alle Abteilungen jederzeit auf einem aktuellen Stand sind. Wie weitreichend dabei die Informationen sind, hängt davon ab, wie sehr das ERP-System mit Daten gefüllt wird.

Grundsätzlich geht es aber darum, alltägliche Prozesse zu standardisieren und damit diese Prozesse möglichst zu automatisieren, wodurch sich wiederum Zeitvorteile ergeben. Eine sehr zeitaufwendige Aufgabe ist z. B. die Erstellung von Lohnabrechnungen. Wenn Du diese per Hand für jeden Mitarbeiter erstellst, dauert das seine Zeit und es könnten Fehler geschehen.

Warum Handelsunternehmen ein ERP-System unbedingt benötigen

Die Einführung eines ERP-Systems kann durchaus komplex sein. Allerdings ist ein solches System ab einer bestimmten Größe zwingend notwendig. Eine Skalierung kann ohne ein gut integriertes ERP-System quasi nicht stattfinden oder die Mitarbeiterkosten steigen massiv an, denn Lagerbestände müssen sonst täglich per Hand erfasst werden, Wareneingänge und Warenausgänge müssen separat erfasst werden und koordiniert werden.

Die Wichtigkeit einer automatischen Nachbestellung zeigt sich am Umsatz. Ab einer bestimmten Sortimentsgröße kann es durchaus passieren, dass bei der händischen Eingabe Produkte vergessen werden. So kannst Du Deine Kunden wiederum nicht beliefern und das sorgt für weniger Umsatz und auch für weniger Vertrauen.

Ein ERP-System mit einem integrierten Warenwirtschaftssystem spielt somit eine wichtige Rolle im Unternehmen, da sich somit weitere Aufgaben erledigen lassen ohne steigenden Aufwand:

  • Großteil der Warenbewegungen werden automatisiert
  • Lagerbestände werden dem Logistik-Mitarbeiter und dem Vorgesetzten stets aktuell angezeigt
  • Prognosen sorgen für eine gezielte und genaue Planung in der Nachbestellung
  • Das System erkennt Kundenbedürfnisse
  • Höchste Informationstransparenz zu jeder Zeit
  • Bündelung aus mehreren Firmenstandorten oder Lager ist möglich

Welche Module sollten im ERP vorhanden sein?

Die bereits erwähnte Warenwirtschaft ist ein großer Teil, welcher unbedingt integriert werden muss. Diese wiederum sollte —, falls vorhanden — unbedingt auch mit dem Onlineshop verbunden sein. Sonst müssen weiterhin manuelle Eingaben passieren und das kann durchaus eine Fehlerquelle bilden.

Des Weiteren ist elementar ein CRM-System zum Kundenbeziehungsmanagement. Somit  lässt sich nachverfolgen, welcher Kommunikationsweg am idealsten ist, welche Bestellungen in der Vergangenheit getätigt worden sind, ggf. Offene Posten, Umsätze je Monat und Warengruppe und eine Archivierung von bestehenden Daten ist ebenfalls möglich.

Eine Software zum Rechnungs- und Finanzwesen sorgt wiederum dafür, dass die Unternehmensfinanzen jederzeit transparent bleiben und Entscheidungen fundiert getroffen werden können. Kostenrechnungen, Anlagenbuchhaltung oder die Finanzbuchhaltung sind hierüber ebenfalls abrufbar.

Je nach Unternehmensumfang und Branche sind die Produktionsplanung und Personalverwaltung ebenfalls zu integrieren. Durch das Zusammenspiel dieser Module können große Datenmengen besser gesteuert werden und das System lernt weiter dazu.

Fazit

Ein ERP-System ist weitaus umfangreicher als ein gewöhnliches Warenwirtschaftssystem. Es bildet die Grundlage des betrieblichen Erfolgs und ermöglicht eine transparente Darstellung des gesamten Betriebs —, sofern Module wie CRM, WaWi, Produktion und Buchhaltung verknüpft sind.