Im Alltag kleiner Betriebe bleibt wenig Raum für zusätzliche Verwaltungsaufgaben. Die Prioritäten liegen meist woanders: bei Kundenterminen, im Projektgeschäft oder ganz einfach beim Abarbeiten der täglichen Aufgaben. Die Zeiterfassung rutscht da schnell ans Ende der Liste. Und trotzdem taucht das Thema immer wieder auf: in Gesprächen mit Steuerberatern, bei Anträgen, in der Projektabrechnung oder spätestens dann, wenn erste Mitarbeitende ins Unternehmen kommen.
Was häufig als bürokratischer Mehraufwand empfunden wird, ist in Wirklichkeit ein hilfreiches Werkzeug. Richtig eingesetzt sorgt Zeiterfassung neben Transparenz im eigenen Betrieb auch für eine erleichterte Planung, eine verbesserte Kalkulation und schafft die nötige rechtliche Absicherung. Vor allem in Kleinst- und Kleinbetrieben, in denen Zeit- und Personalkapazitäten besonders knapp sind, wirkt eine strukturierte Erfassung oft wie ein stiller Produktivitäts-Booster.
Inhaltsübersicht
Was genau ist gesetzlich geregelt?
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist nicht neu, wurde aber in den letzten Jahren deutlich geschärft. Mit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Jahr 2019 und dem darauffolgenden Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 steht fest: Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden vollständig, verlässlich und täglich zu dokumentieren.
Seitdem ist auch klar, dass diese Pflicht nicht nur große Unternehmen betrifft, sondern alle Betriebe – ganz unabhängig von der Größe des Teams oder der Branche. Für sehr kleine Unternehmen mit unter zehn Beschäftigten sowie für Berufsgruppen, in denen sich Arbeitszeiten kaum eindeutig erfassen lassen, gelten besondere Regelungen. Darüber hinaus sieht der aktuelle Entwurf vor, dass Firmen mit bis zu 50 Mitarbeitenden eine verlängerte Übergangsphase erhalten und bis zu zwei Jahre Zeit hätten, um auf eine digitale Zeiterfassung umzusteigen.
Erfasst werden müssen dabei Startzeit, Endzeit, die Dauer der Arbeitszeit und die Pausen. Wie genau das geschieht, ist gesetzlich nicht festgelegt. Wichtig ist lediglich, dass die Erfassung nachvollziehbar und fälschungssicher erfolgt.
Selbstständige, die ohne Personal arbeiten, sind von dieser Pflicht zwar ausgenommen, profitieren aber ebenfalls von einer strukturierten Zeiterfassung. Sie hilft dabei, den eigenen Aufwand realistisch zu bewerten, Projekte besser zu kalkulieren und Preisgestaltung transparenter zu machen.
Wie können digitale Tools im Arbeitsalltag helfen?
Gerade für kleine Betriebe lohnt sich der Einsatz digitaler Tools. Die Zeiten von handschriftlichen Stundenzetteln oder unübersichtlichen Excel-Tabellen sind nämlich längst vorbei. Moderne Softwarelösungen ermöglichen eine einfache, schnelle und ortsunabhängige Erfassung der Arbeitszeit. Viele davon wurden explizit für kleine Teams oder Einzelunternehmer entwickelt und sind entsprechend leicht zu bedienen.
Viele Anbieter für digitale Zeiterfassung bieten unterschiedliche Funktionen, passen sich an verschiedene Arbeitsmodelle an und lassen sich häufig problemlos mit anderen Systemen wie Buchhaltung oder Projektmanagement verbinden. Einige arbeiten mit automatisch laufenden Timern, andere setzen auf manuelle Eingaben oder Zeiterfassung per Klick. Für mobile Einsätze bieten viele Anbieter zusätzlich passende Apps, sodass Arbeitszeiten auch unterwegs oder auf der Baustelle erfasst werden können.
Ein weiteres Plus: Gute Tools liefern Auswertungen auf Knopfdruck. So lassen sich Projektzeiten analysieren, Rechnungen vorbereiten oder Arbeitsauslastungen sichtbar machen. Diese Informationen helfen nicht nur intern, sondern lassen sich auch gegenüber Kunden oder Auftraggebern transparent darstellen.
Wichtig ist, beim Einsatz digitaler Lösungen auf Datenschutz zu achten. Anbieter sollten DSGVO-konform arbeiten und Daten möglichst innerhalb der EU speichern.
Welche typischen Fehler können sich einschleichen?
- Nachträgliches Eintragen von Arbeitszeiten, oft basierend auf Schätzungen oder Erinnerungen, die schnell ungenau werden
- Unvollständige Einträge, etwa ohne Pausen oder ohne klare Angaben zum Projekt oder zur Tätigkeit
- Unklare Zuständigkeiten, besonders dann, wenn mehrere Personen mit der Erfassung arbeiten
- Fehlende Regelmäßigkeit, wenn Zeiten nur sporadisch oder „wenn man gerade daran denkt“ eingetragen werden
Solche Lücken können bei einer möglichen Kontrolle problematisch werden oder auch dazu führen, dass interne Auswertungen verzerrt oder unbrauchbar sind. Dabei lassen sich diese Stolpersteine mit wenigen Maßnahmen vermeiden: Ein festes Verfahren, das für alle Beteiligten klar ist, schafft Struktur. Je einfacher das System, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass es im Alltag konsequent genutzt wird.
Wie gelingt ein guter Einstieg in die Zeiterfassung?
- Einheitlich erfassen: Ein einheitliches System für alle Beteiligten im Betrieb, keine Mischformen aus Zetteln, Apps und Mails.
- Täglich dokumentieren: Zeiten direkt nach Arbeitsende erfassen, nicht erst Tage später.
- Pausenzeiten mit einbeziehen: Gesetzlich vorgeschrieben und für die Auswertung wichtig.
- Zuständigkeiten klären: Wer ist verantwortlich für das Eintragen, Kontrollieren oder Freigeben von Zeiten?
- Regelmäßig auswerten: Die Daten bieten wertvolle Einblicke und helfen bei Abrechnungen und bei der Optimierung von Arbeitsprozessen.
- Digital denken: Eine benutzerfreundliche App spart Zeit und macht die Dokumentation im Alltag einfacher.
- Datenschutz prüfen: Sensible Daten gehören in sichere Systeme mit transparenten Datenschutzrichtlinien.